Tras analizar brevemente la pasada semana los principales fraudes internos que se acostumbran a dar en España hoy comentaremos una serie de consejos básicos de fácil implantación que pueden ayudar enormemente a pequeñas y medianas empresas a prevenir el fraude interno sin necesidad de contratar un detective.
Prevenir el fraude interno
Anunciarlo
Puede parecer obvio pero el primer paso para luchar contra el fraude interno es anunciar de manera pública y reiterada tu intención de luchar contra este tipo de fraude. Esta medida puede tener desde el primer momento resultados importantes pero si ya se ha anunciado otras veces y no ha habido cambios durará muy poco o nada.
Habrá algunos trabajadores avispados que pensarán “eso lo dicen siempre”, y para ellos y para tener resultados reales deberás en un muy corto plazo de tiempo, mejor aun si es en paralelo, poner en marcha los siguientes pasos.
Política antifraude
Es imprescindible que hagas pública entre tus trabajadores, clientes y proveedores, tu política ante fraudes internos. Crear un estándar ético de comportamiento con unos valores a respetar por quienes trabajen para ti es imprescindible si quieres llegar a crear un auténtico clima antifraude en tu empresa.
La formación de tus empleados en la prevención y detección del fraude es realmente importante por dos cosas. Una, para que te ayuden en la lucha de manera más eficiente, y dos, para que vean que realmente te tomas en serio el tema.
Responsable público
No todas las empresas, por tamaño y recursos, podrán crear un departamento antifraude dedicado única y exclusivamente a ello. En estos casos es absolutamente imprescindible nombrar de manera pública y notoria un responsable de la lucha contra el fraude interno.
Ese encargado, conocido por todos, deberá tener un tiempo de plena dedicación al tema y una línea, o varias, de comunicación directa con los trabajadores, independientemente de otras categorizaciones o jerarquías.
El responsable deberá velar por el cumplimiento total de la política antifraude marcada por la empresa, prestando especial atención al código ético de la misma. Actitudes que van contra el código ético de la empresa, aunque aún no hayan dado problemas, pueden y probablemente los darán en el futuro por lo que es importante atajarlos de raíz.
Auditorías externas
Revisión periódica de documentación archivada y análisis de procedimientos informáticos. Hablamos de auditar estos temas de manera externa por dos ventajas principales:
– La especialización de algunas de esas tareas. Como la informática.
– La objetividad y falta de relación personal entre las partes, que aumenta las garantías de cara a evitar que sentimientos personales, positivos o negativos, influyan en los resultados de las auditorías.
Información directa
La gran mayoría de casos de fraudes internos se descubren por la denuncia directa de otros trabajadores, clientes o proveedores. Es una de las labores principales del responsable antifraude no solo crear el clima antifraude propicio, sino crear canales de comunicación directa, anónima e independiente para que la información fluya.
Un ejemplo básico de este punto sería esos camiones que todos vemos al conducir que llevan en la parte de atrás: “¿Conduzco mal? Llama al XXX XXX XXX”. Este tipo de medidas, conocidas y públicas, no solo sirven para que se conozcan los casos en los que se hacen las cosas mal sino que ayudan de manera clara en su prevención.
Para concluir
Creo que estos serían los consejos más básicos para la prevención del fraude interno, no he querido ampliar más puesto que más funciones y consejos lo veo ya más propio de un departamento antifraude en sí. La semana que viene hablaremos de la creación de un departamento antifraude, y ahí encontraréis más consejos y normas a seguir.
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